5 лучших практик проведения встреч

5 лучших практик проведения встреч

В недавней статье в Harvard Business Review говорилось о международном исследовании Центра творческого лидерства под названием “Always On, Never Done ?”, которое показывает, что профессионалы, руководители и владельцы бизнеса в США и 36 других странах работают немыслимые 72 часа в неделю.

Исследование подробно объяснило, что одними из самых больших источников напрасной траты времени были ненужные, плохо спланированные встречи.

Такие встречи обходятся в десятки тысяч долларов в год. Во избежание подобных ошибок предлагаем Вам ознакомиться с лучшими практиками, которым следуют ведущие компании.

1. Встречайтесь только для создания ценности.

Если встреча не создает ценности, будет лучше ее отменить. Вы получите мгновенную экономию за счет высвободившегося времени сотрудников, не говоря уже о возможности выполнить другую, более ценную работу.

Встречи — отличное место для мозгового штурма, принятия ключевого решения, получения поддержки со стороны сотрудников или координации выполнения. Просто убедитесь, что собрание создает достаточную ценность для вашей компании, чтобы приносить отдачу ваших инвестиций.

2. Планируйте встречу заранее.

Сделайте обязательным наличие лидера на каждом собрании. Это означает письменную повестку дня, которую все участники получают задолго до собрания, чтобы они могли быть подготовленными.

Если есть конкретная информация или другая подготовительная работа, которую необходимо подготовить участникам, укажите это в повестке дня.

3. Привлекайте участников к ответственности.

Начинайте собрание вовремя и ожидайте всех участников подготовленными.

«Тим, я заметил, что Вы сегодня опоздали, и что у Вас нет данных по теме сегодняшней встречи, которыми мы должны были поделиться. Произошло ли что-то такое, что помешало этому? Это повлияло на встречу и твоих коллег».

 Если кто-то из участников позволил себе нарушить это правило, сразу после собрания объясните, что это неприемлемо и как его поведение отражается на других участниках и компании. Попросите его полного согласия изменить такое поведение. Уважительное и конфиденциальное общение сразу после встречи обычно помогает изменить поведение сотрудника.

4. Следуйте плану собрания.

Необходимо не только подготовить повестку дня, но и следовать ей.

Убедитесь, что лидер собрания дает всем участникам право голоса, избегая непродуктивных моментов, что может завести в тупик встречу.

Конечно, бывают случаи, когда отступление от заранее продуманной повестки дня порождает новый взгляд на ситуацию и лучший курс действий. Опытный лидер знает когда дать волю спонтанности и творчеству.

5. Уточняйте и отслеживайте действия.

Чтобы извлечь из собрания максимальную пользу, нужно в конце встречи четко прояснить обязательства по действиям после встречи.

«Давайте подведем итоги того, что мы договорились сделать. Тим, у вас есть два шага к действию с сегодняшнего дня, оба из которых должны быть выполнены к закрытию рабочего дня в эту пятницу. Вы согласились пометить их как выполненные на доске проекта, когда они будут выполнены. Сара, вы владеете предметом N, который должен быть сдан до 15 числа, о результатах которого вы сообщите в своем следующем еженедельном отчете …»

Уточнение у кого какие задачи, когда и как они их закончат, сообщив о завершении — половина дела для обеспечения ответственности. Другая половина — продолжать следить за тем, чтобы все поставленные задачи были выполнены. По умолчанию руководитель собрания должен быть ответственным за это.

И последнее замечание по поводу исполнения — как лидер в своей компании, Вы должны моделировать поведение, которому Вы хотите, чтобы другие подражали. Четко ли Вы понимаете по окончании встреч, кому принадлежат следующие шаги? Отслеживаете их, требуете ответственности за порученные задачи? Последовательно ли Вы выполняете поставленные перед Вами задачи? Культура подотчетности в значительной степени создается лидерами, которые придерживаются того поведения, которое они хотят, чтобы их команды переняли.

Related Posts
Leave a Reply

Your email address will not be published.Required fields are marked *